" "
Rate this post

Email là một công cụ rất quen thuộc đối với dân văn phòng, do đó, biết viết một chiếc email hoàn chỉnh là một kỹ năng vô cùng quan trọng. Viết email bằng Tiếng Anh lại càng là một thử thách khó khăn hơn. Trong bài viết này, Step Up sẽ giới thiệu cho các bạn 18 mẹo viết email bằng Tiếng Anh cho dân văn phòng.

 

18 mẹo viết email bằng tiếng anh cho dân văn phòng bạn cần biết

 

1. Cân nhắc xem liệu một chiếc email có thực sự là cần thiết?

Nghe có vẻ khá buồn cười, nhưng mẹo đầu tiên để viết một chiếc email hay là tìm cách để không phải viết. Nếu như bạn có thể nói chuyện trực tiếp, gọi điện hay gửi tin nhắn cho người mà bạn muốn trò chuyện, hãy làm như thế. Chỉ khi nào email là cách giao tiếp hiệu quả nhất thì hẵng nên sử dụng.

 

2. Tạo 2 tài khoản email cho công việc và cuộc sống thường ngày

Khi viết email, tùy vào đối tượng gửi mà lời văn sẽ khác nhau. Nếu như bạn gửi thư cho bạn bè, người thân, có thể sử dụng những từ ngữ như “hi”, “thanks”, “cool”,… Nhưng nếu viết cho sếp hay đồng nghiệp thì bạn lại cần những từ ngữ trang trọng như “dear”, “regard”,… Cách tốt nhất để không bị nhầm chính là tạo 2 tài khoản email, một cho công việc và một cho đời sống. Không chỉ giúp bạn phân loại thư một cách rõ ràng, chiếc email dành riêng cho công việc có thể giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn nữa đấy.

 

3. Xác định rõ mục đích viết email

Bạn cũng cần phải xác định rõ mục đích của mình là gì trước khi viết email. Điều này sẽ giúp cho email của bạn có bố cục rõ ràng với một thông điệp có đầu có đuôi, dễ hiểu và không bị lẫn lộn. Có nhiều mục đích viết email như hỏi xin thông tin, cung cấp thông tin, xin lỗi, cảm ơn, phàn nàn,…

 

4. Viết email có đầu có đuôi

Và cho dù với mục đích gì, điều bạn cần làm khi viết email Tiếng Anh là thể hiện sự chuyên nghiệp. Cần phải tuân thủ các quy định của một chiếc email hoàn chỉnh: Hãy dùng từ “Dear” ở đầu tiên, sử dụng “please” khi yêu cầu một hành động nào đó và kết thúc email bằng “Best regards” hoặc “Regards”.

 

5. Thêm một câu văn thể hiện tính lịch sự

Bạn có thể thêm một câu sau đoạn “Dear…” để hỏi thăm hay chúc sức khỏe đối tác của mình như “How are you doing?” hay “I hope you are doing well”. Các câu văn này tuy không bắt buộc nhưng sẽ thể hiện được sự thân thiết mà vẫn giữ được tính lịch sự của bức thư.

 

  • Notes: Để có một chiếc email hay, bạn cần phải có một vốn từ vựng phong phú. Do đó hãy sử dụng cuốn sách “Hack Não” 1500 từ vựng Tiếng Anh là cuốn sách học từ vựng chính xác nhất hiện nay.
  • Tham khảo cuốn sách tại: https://sachhacknao.stepup.edu.vn/

 

6. Không được viết tắt

Đây là lỗi rất nhiều người mắc phải. Thay vì sử dụng các cụm như I’m, We’re, Don’t,… bạn cần phải viết rõ ra là I am, We are, Do not,… Cũng giống như các văn bản yêu cầu tính nghiêm túc trong Tiếng Việt, việc viết tắt là cực kỳ hạn chế.

 

7. Không sử dụng từ lóng

Thử nghĩ mà xem, khi viết những văn bản gửi cho đồng nghiệp, thầy cô, bạn sẽ không bao giờ dùng những từ như “trẻ trâu”, “chém gió” đúng không nào. Trong Tiếng Anh cũng vậy. Thế nhưng khó ở chỗ nhiều khi bạn lại không biết từ mình dùng là từ lóng để mà tránh. Do đó, hãy tìm hiểu thật kỹ những từ lóng trong Tiếng Anh để không mắc phải sai lầm này nhé.

 

Hãy luôn để ý đến những chi tiết nhỏ nhất để có một chiếc email hoàn hảo

Hãy luôn để ý đến những chi tiết nhỏ nhất để có một chiếc email hoàn hảo

 

8. Tránh dùng “should”, “can”, “want”

Hãy sử dụng “would like” thay cho “will” và “could” thay cho “can”. Điều này sẽ thể hiện tính lịch sự của chiếc email bằng Tiếng Anh và làm giảm bớt tính văn nói đi rất nhiều. Ngoài ra “should” cũng không nên được sử dụng với đối tác của bạn vì từ này sẽ tạo cho họ cảm giác như đang bị bạn “lên lớp” và điều này không hay một chút nào.

 

9. Dùng câu ngắn

Một trong những cách viết email bằng Tiếng Anh tốt là hãy dùng các câu ngắn, tránh các câu phức có nhiều mệnh đề. Không giống như các bài luận hay các trang báo chí, email cần phải rõ ràng, mạch lạc. Do đó việc chỉ sử dụng câu văn ngắn gọn sẽ giúp cho bức thư của bạn trở nên thật dễ hiểu và truyền đạt thông tin theo đúng cách mà bạn mong muốn.

 

10. Mỗi đoạn văn nên cách nhau 1 dòng

Nếu bạn chỉ bấm xuống dòng 1 lần sau khi kết thúc một đoạn văn, kết cục là cả bức thư sẽ trở thành một cục chữ dính vào nhau rất không hợp mắt. Do đó hãy bấm “Enter” 2 lần mỗi khi viết xong một đoạn văn nhé.

 

11. Tránh lỗi về dấu câu

Các lỗi về dấu câu cũng là những lỗi cần tránh. Các dấu chấm, dấu phẩy đều phải được đặt hợp lý cả về mặt ngữ pháp lẫn mặt ngữ nghĩa của câu văn. Trong email công việc, bạn sẽ chỉ nên dùng dấu chấm và dấu phẩy, nên hạn chế tối đa việc sử dụng dấu chấm than trong mọi trường hợp.

 

12. Viết hoa một cách chính xác

Các lỗi về viết hoa chữ cũng là một điều mà bạn cần phải lưu ý khi viết email bằng Tiếng Anh. Hãy luôn viết hoa những danh từ riêng, đầu mỗi câu, mỗi đoạn văn bạn nhé. Đây là việc tuy nhỏ nhưng sẽ làm email của bạn nhìn thật chỉn chu và rõ ràng với người đọc.

 

Hãy cố gắng diễn đạt và trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc

Hãy cố gắng diễn đạt và trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc

 

13. Chú ý tránh những câu 2 nghĩa

Trong Tiếng Anh có rất nhiều từ nhiều nghĩa, do đó bạn cũng phải tránh để câu văn của bạn có 2 nghĩa, gây sự hiểu nhầm với đối tác. Nếu có thể, hãy thay thế tất cả những câu văn có 2 nghĩa bằng các mệnh đề tương đương để tạo sự rõ ràng trong giao tiếp. Để có thể hiểu hết ý nghĩa của một từ vựng, bạn nên học chúng một cách kỹ càng. Đối với dân văn phòng không có nhiều thời gian, bạn có thể cân nhắc việc học từ vựng qua phần mềm rất tiện lợi.

 

14. Tuyệt đối tránh mắc các lỗi chính tả

Giống như trong Tiếng Việt, lỗi chính tả sẽ cho thấy sự thiếu chuyên nghiệp, thiếu sự tỉ mỉ trong cách làm việc. Ngoài ra, nhiều người còn cho rằng lỗi chính tả phản ánh sự thiếu học thức, học hành không đến nơi đến chốn bởi tất cả những gì liên quan đến chính tả chúng ta đều đã được học từ bậc Tiểu học. Do đó khi viết xong email hãy nhớ luôn kiểm tra lỗi chính tả nhé.

 

Tuyệt đối tránh các lỗi sai về chính tả

Tuyệt đối tránh các lỗi sai về chính tả

 

15. Nhờ một người bản xứ hoặc một người giỏi Tiếng Anh kiểm tra lại email của bạn, nếu cần

Nhiều khi bạn mắc những lỗi giao tiếp hay sử dụng những câu từ không phù hợp mà bạn không nhận ra hay các công cụ kiểm tra chính tả cũng không thể phát hiện, có một người giúp đỡ khi đó là rất cần thiết. Ngoài ra, khi viết email cũng một phần giống như Tiếng Anh giao tiếp thường ngày, vì vậy đôi lúc bạn cũng có thể áp dụng nhiều cách để cải thiện kỹ năng giao tiếp như thay đổi từ, so sánh, ví von.

 

16. Kiểm tra 1 lượt email của mình trước khi gửi

Bạn luôn luôn phải đọc lại xem mình có mắc lỗi ngữ pháp hay chính tả không, bức thư đã được diễn đạt một cách rõ ràng và đủ ý chưa, và cũng đừng quên kiểm tra file đính kèm nếu có. Rất nhiều người mắc phải việc gửi file đính kèm lỗi hay quên không gắn file, dẫn đến việc người nhận phải nhắn lại để xác nhận.

 

17. Kiểm tra tất cả tên người nhận trước khi gửi

Bạn không muốn chiếc email của mình bay vào nhầm hòm thư đúng không nào.

 

18. Xóa đi phần trích dẫn khi trả lời email

Một lưu ý cuối cùng, nếu như bạn đang trả lời lại một chiếc email, hãy xóa đi phần trích dẫn email trước. Việc này sẽ giúp loại bỏ đi phần email thừa và làm cho email của bạn nhìn ngắn gọn hơn rất nhiều. Nếu bạn sử dụng Gmail trên máy vi tính, rất đơn giản, bạn chỉ cần bấm ctrl A rồi sau đó là phím “backspace”.

 

Mẫu email bằng tiếng Anh phổ biến bạn có thể áp dụng

Sau khi đã biết về các mẹo để viết email bằng tiếng Anh cho dân văn phòng, bạn có thể tham khảo mẫu email bằng Tiếng Anh dưới đây để áp dụng trong công việc của mình.

 

Dear Professor X,

 

I would like to thank you for your lecture in our business class on Monday. The speech gave us much useful information that we can apply to our own projects. I really appreciate that you spent the whole morning teaching us, despite your busy work schedule.

It was a pleasure to attend your lecture. I hope that in the future we will have more opportunities to study with you.

 

Once again, thank you for your lecture.

 

Best regards,

 

Gửi giáo sư X,

 

Em muốn cảm ơn giáo sư vì đã dạy bọn em một tiết học kinh doanh vào thứ 2. Lời giảng của giáo sư đã cho chúng em rất nhiều thông tin hữu ích để có thể áp dụng vào dự án của mình. Em rất biết ơn giáo sư đã dành cả buổi sáng với chúng em, dù giáo sư có một lịch làm việc rất bận rộn.

Được dự tiết học của giáo sư là một vinh dự đối với em. Em mong rằng trong tương lai lớp em sẽ có thêm nhiều cơ hội khác để học với giáo sư.

 

Một lần nữa, cảm ơn giáo sư về tiết học.

 

Kính gửi,

 

Trên đây là một mẫu email bằng Tiếng Anh phổ biến của một học viên gửi cho giáo sư kinh tế của mình để cảm ơn về tiết học kinh doanh. Bạn hoàn toàn có thể áp dụng cách viết email bằng Tiếng Anh này trong học tập hay công việc của mình.

 

Như vậy là Step Up đã gửi đến bạn 12 mẹo viết email bằng Tiếng Anh thông dụng cho dân văn phòng, kèm theo đó là một mẫu email thông dụng. Ngoài ra, giống như Tiếng Anh giao tiếp, bạn có thể trau dồi thêm vốn từ vựng của mình để làm cho cách viết email bằng Tiếng Anh của mình ngày càng hay hơn. Hãy tham khảo cuốn sách “Hack Não” 1500 từ Tiếng Anh với phương pháp học từ vựng thông minh sẽ giúp bạn học từ vựng một cách hiệu quả nhất nhé.

 

Xem thêm : 7 câu hỏi và trả lời phỏng vấn xin việc bằng tiếng Anh

Comments

comments