Trong môi trường chuyên nghiệp, viết đơn xin nghỉ phép là điều bắt buộc khi chúng ta có việc cá nhân và không thể hoạt động vào khoảng thời gian nhất định. Nếu bạn đang ở trong môi trường sử dụng tiếng Anh, hãy học cách viết đơn xin nghỉ phép tiếng Anh cùng Step Up nhé!
Nội dung bài viết
1. Các thông tin của đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh
Đơn xin nghỉ phép tiếng Anh bao gồm những thông tin như sau:
- Lời chào
- Mục đích của đơn
- Lý do nghỉ phép
- Thời gian xin nghỉ phép cụ thể
- Lời hứa thực hiện trong/sau khi nghỉ phép
- Thông tin liên hệ
- Chữ ký
2. Cấu trúc của đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh
Cấu trúc một đơn xin nghỉ phép sẽ bao gồm:
Phần 1: Phần mở đầu:
- Tên đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh: Mỗi loại đơn có tên tiếng Anh khác nhau, hãy theo dõi phần 3 để tìm hiểu nhé.
- Lời chào:
Dear Ms./Mr./Mrs. <recipient’s name>
Kính gửi Ms./Mr./Mrs. <tên người nhận>
Phần 2: Phần thân bài:
- Mục đích của đơn, lý do nghỉ và thời gian nghỉ:
I am writing this letter to request your approval for a day off work on <date> for <reason>.
Tôi viết đơn này để xin phép nghỉ một ngày vào <ngày tháng> vì <lý do>.
I would like to ask permission for <number of days> day(s) off from <date> to <date> because <reason>.
Tôi muốn xin phép được nghỉ <số ngày> ngày từ <ngày tháng> đến <ngày tháng> vì <lý do>.
I am writing to let you know that I am in need of a long-term/short-term leave.
Tôi viết đơn này để báo cáo tôi đang cần một kỳ nghỉ dài hạn/ngắn hạn.
I request you to grant me <number of days> day(s) leave from <date> to <date> for <reason>.
Tôi xin phép được nghỉ <số ngày> ngày từ <ngày tháng> đến <ngày tháng> vì <lý do>.
- Bàn giao công việc (nếu cần):
I have transferred the important duties to <name of person>. He/She will take care of the tasks until I get back to work.
Tôi đã bàn giao công việc quan trọng cho <tên người>. Anh ấy/Cô ấy sẽ lo cho các công việc đó cho tới khi tôi quay lại làm việc.
- Đề đạt, mong muốn:
I hope you understand my situation and authorize my request as soon as possible.
Tôi hy vọng bạn sẽ hiểu cho tình hình của tôi và duyệt đề nghị của tôi trong thời gian sớm nhất.
I apologise for any inconvenience due to my absence and I hope you will understand my situation.
Tôi xin lỗi nếu có bất cứ sự bất tiện nào vì sự vắng mặt của tôi và tôi hy vọng bạn sẽ hiểu cho tình hình của tôi.
Phần 3: Phần kết thúc: Lời chúc/lời chào, ký tên, thông tin liên hệ.
- Lời chúc/lời chào, ký tên:
Yours sincerely,/Best regards,/Yours truly,/Sincerely,
<name>
Trân trọng,
<tên>
- Thông tin liên hệ: Email, SĐT,… (hoặc có thể đề cập ở phần Thân bài)
3. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh thông dụng
Để các bạn có thể hình dung dễ dàng hơn, chúng mình gửi bạn 8 mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh với các lý do khác nhau nhé!
3.1. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh hàng năm
Nghỉ phép hàng năm là một trong những quyền lợi cơ bản và quan trọng mà người lao động được hưởng trong 1 năm làm việc cho bất kỳ công ty, doanh nghiệp, tổ chức hay đơn vị nào.
Bài mẫu:
Subject: Annual leave application
Dear Ms./Mr./Mrs. <recipient’s name>,
I am writing you this letter to ask for your permission for my annual leave for a period of 3 week from <date> to <date>, as I wish to visit my family in Vietnam.
I have transferred my important tasks to <name>. He/she will take care of my tasks while I am away. If urgent, you can contact me at the following number <phone number>.
I hope you will understand my situation and response to my request as soon as possible.
Thanks and best regards,
<your name>
Dịch nghĩa:
Tiêu đề: Đơn xin nghỉ phép hàng năm
Kính gửi Ms./Mr./Mrs. <tên người nhận>,
Tôi viết cho bạn lá thư này để xin phép bạn cho phép tôi được nghỉ phép hàng năm trong thời gian 3 tuần từ <ngày> đến ngày <ngày>, vì tôi muốn về thăm gia đình ở Việt Nam.
Tôi đã chuyển các nhiệm vụ quan trọng của mình sang <tên>. Anh ấy/cô ấy sẽ làm các nhiệm vụ của tôi trong khi tôi đi vắng. Nếu cần gấp, bạn có thể liên hệ với mình theo số <số điện thoại> sau.
Tôi hy vọng bạn sẽ hiểu hoàn cảnh của tôi và đáp ứng yêu cầu của tôi càng sớm càng tốt.
Trân trọng cảm ơn,
<tên của bạn>
3.2. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh về nghỉ thai sản
Theo như Luật Lao động thì người lao động sẽ được nghỉ hưởng chế độ thai sản trước sinh tối đa 2 tháng. Dưới đây là một mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh về nghi thai sản.
Bài mẫu:
Subject: Maternity leave application
Dear Ms./Mr./Mrs. <recipient’s name>,
I would like to inform you of my intention to take the allotted <number of weeks> of maternity leave. I am planning to start my maternity leave on <date> and go back to work by <date>.
In my absence, <name> can take care of important tasks. I have trained him/her about all the necessary daily tasks. In case of an emergency, you can call me at <number>.
Thank you for your attention. I wish you good health.
Yours sincerely,
<your name>
Dịch nghĩa:
Tiêu đề: Đơn xin nghỉ thai sản
Kính gửi Ms./Mr./Mrs. <tên người nhận>,
Tôi muốn thông báo với bạn rằng tôi dự định nghỉ sinh <số tuần> theo số ngày nghỉ thai sản được cấp. Tôi dự định bắt đầu nghỉ thai sản vào <ngày> và trở lại làm việc trước <ngày>.
Khi tôi vắng mặt, <tên> có thể đảm đương những công việc quan trọng. Tôi đã huấn luyện anh ấy/cô ấy về tất cả các công việc cần thiết hàng ngày. Trong trường hợp khẩn cấp, bạn có thể gọi cho tôi theo số <số điện thoại>.
Cám ơn vì sự quan tâm của bạn. Chúc bạn nhiều sức khỏe.
Trân trọng,
<tên của bạn>
3.3. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh về nghỉ sinh con
Nhiều người sinh con lần đầu chưa biết viết đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh về nghỉ sinh con như thế nào. Bạn có thể tham khảo bài mẫu này nhé.
Bài mẫu:
Subject: Paternity leave application
Dear Ms./Mr./Mrs. <recipient’s name>,
This is to inform you that I am about to give birth by the end of this month. Therefore, I would like to be granted paternity leave from <date> to <date>.
In advance, I have asked my colleague, <name> to cover my responsibilities during that period of time. In case of an emergency, I can be reached at <email>. I will get back to work on <date>.
I hope to receive your approval soon.
Thanks and best regards,
<your name>
Dịch nghĩa:
Tiêu đề: Đơn xin nghỉ sinh con
Kính gửi Ms./Mr./Mrs. <tên người nhận>,
Điều này là để thông báo với bạn rằng tôi sắp sinh vào cuối tháng này. Vì vậy, tôi muốn được nghỉ sinh con từ <ngày> đến <ngày>.
Trước đó, tôi đã yêu cầu đồng nghiệp của mình, <tên> hoàn thành trách nhiệm của tôi trong khoảng thời gian đó. Trong trường hợp khẩn cấp, tôi có thể được liên hệ tại <email>. Tôi sẽ trở lại làm việc vào <ngày>.
Tôi hy vọng nhận được sự chấp thuận của bạn sớm.
Trân trọng cảm ơn,
<tên của bạn>
3.4. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh về kỳ nghỉ
Rất nhiều người chọn sử dụng ngày nghỉ phép của mình để đi du lịch.
Bài mẫu:
Subject: Leave application for family vacation
Dear Ms./Mr./Mrs. <recipient’s name>,
I hope this email finds you well.
I am writing this letter to request your approval for a 14-day-leave for my family vacation. I would like to start my vacation from <date> to <date>.
I have trained my colleague, <name> to cover my tasks. But I am confident that my team will perform well during my absence.
Thank you for your consideration.
Best wishes,
<your name>
Dịch nghĩa:
Tiêu đề: Đơn xin nghỉ phép gia đình
Kính gửi Ms./Mr./Mrs. <tên người nhận>,
Tôi hy vọng bạn nhận được email này trong tình trạng tốt.
Tôi viết thư này để yêu cầu bạn chấp thuận cho tôi được nghỉ 14 ngày cho kỳ nghỉ gia đình. Tôi muốn bắt đầu kỳ nghỉ của mình từ <ngày> đến <ngày>.
Tôi đã dạy đồng nghiệp của mình, <tên> thực hiện các nhiệm vụ của mình. Nhưng tôi tự tin rằng đội của tôi sẽ thể hiện tốt trong thời gian tôi vắng mặt.
Cám ơn bạn đã xem xét.
Lời chúc tốt nhất,
<tên của bạn>
3.5. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh về nghỉ đám cưới
Đám cưới dù là của bản thân hay bạn bè, gia đình cũng đều là sự kiện rất quan trọng. Làm sao để viết đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh với lý do tham dự đám cưới một cách lịch sự?
Bài mẫu:
Subject: Marriage leave application
Dear Ms./Mr./Mrs. <recipient’s name>,
I am glad to inform you that I am getting married on <date> at <location>.
I would like to request approval of my leaves from <date> to <date>.
I would also like to invite all of my colleagues to the wedding. Please find my invitation letter attached in this email.
I will make sure to finish my tasks by <date>. I have also transferred some of my duties to <name>.
Please kindly grant me leaves for the mentioned dates and celebrate the wedding with me.
Awaiting a positive response from you.
Yours truly,
<your name>
Dịch nghĩa:
Tiêu đề: Đơn xin nghỉ phép vì đám cưới
Kính gửi Ms./Mr./Mrs. <tên người nhận>,
Tôi rất vui được thông báo với bạn rằng tôi sẽ kết hôn vào <ngày> tại <địa điểm>.
Tôi muốn yêu cầu sự chấp thuận cho các lá đơn của tôi từ <ngày> đến <ngày>.
Tôi cũng xin mời tất cả các đồng nghiệp của tôi đến dự đám cưới. Vui lòng tìm thư mời của tôi đính kèm trong email này.
Tôi sẽ đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ của mình trước <ngày>. Tôi cũng đã chuyển một số nhiệm vụ của mình cho <tên>.
Xin vui lòng cho tôi lá cho những ngày đã đề cập và tổ chức đám cưới với tôi.
Đang chờ phản hồi tích cực từ bạn.
Trân trọng,
<tên của bạn>
3.6. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh về gia đình có tang
Người lao động muốn nghỉ phép vì gia đình có tang có thể viết đơn như sau:
Bài mẫu:
Subject: Leave application for death
Dear Ms./Mr./Mrs. <recipient’s name>,
I am writing this letter to request a leave for <number of days> day(s) due to a death of a close relative. It is a huge loss for my family and I need to go to my hometown from <date> to <date>.
I believe that my dedication to the company in the last 3 years has proven my willingness to make up for my absence.
I look forward to hearing from you soon.
Sincerely,
<your name>
Dịch nghĩa:
Chủ đề: Đơn xin nghỉ phép vì có tang
Kính gửi Ms./Mr./Mrs. <tên người nhận>,
Tôi viết thư này để xin nghỉ phép <number of days> ngày do một người thân qua đời. Đó là một mất mát rất lớn đối với gia đình tôi và tôi cần phải về quê từ <ngày> đến ngày <ngày>.
Tôi tin rằng những cống hiến của tôi cho công ty trong 3 năm qua đã chứng minh sự sẵn sàng bù đắp cho sự vắng mặt của tôi.
Tôi mong sớm nhận được hồi âm từ bạn.
Trân trọng,
<tên của bạn>
3.7. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh nghỉ nửa ngày
Trường hợp nghỉ nửa ngày, đơn xin nghỉ phép tiếng Anh có thể ngắn gọn nhưng vẫn cần đủ ý.
Bài mẫu:
Subject: Leave application for half a day
Dear Ms./Mr./Mrs. <recipient’s name>
I am writing this to inform you that I will not be able to come to work on <date> morning/afternoon due to some family business.
I am positive that my team will keep everything under control. If urgent, you can contact me at <phone number>.
Please contact me if you have any queries or doubts about work.
Sincerely,
<your name>
Dịch nghĩa:
Tiêu đề: Xin nghỉ nửa ngày
Kính gửi Ms./Mr./Mrs. <tên người nhận>
Tôi viết thư này để thông báo với bạn rằng tôi sẽ không thể đến làm việc vào <ngày> buổi sáng/buổi chiều do một số công việc gia đình.
Tôi tin rằng nhóm của tôi sẽ giữ mọi thứ trong tầm kiểm soát. Nếu cần gấp, bạn có thể liên hệ với tôi theo số <số điện thoại>.
Vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc nghi ngờ nào về công việc.
Trân trọng,
<tên của bạn>
3.8. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh để nghỉ học
Đơn xin nghỉ ốm có thể trình bày như cách sau:
Bài mẫu:
Subject: Leave application for school
Dear Ms./Mr./Mrs. <recipient’s name>
My name is <your name>, class <class’ name>. I am writing this letter to request your permission for <number> day(s) off due to sickness. My doctor has advised me to rest from today to <date>.
I look forward to hearing from you soon. Thank you for your anticipation.
Yours obediently,
<your name>
Dịch nghĩa:
Tiêu đề: Đơn xin nghỉ học
Kính gửi Ms./Mr./Mrs. <tên người nhận>
Tên em là <tên bạn>, lớp <tên lớp>. Em viết thư này để xin phép được nghỉ <số> ngày do bị ốm. Bác sĩ của em đã khuyên em nên nghỉ ngơi từ hôm nay cho đến <ngày>.
Em mong sẽ sớm nhận được hồi âm từ thầy/cô. Em xin cảm ơn thầy/cô.
Trân trọng,
<tên của bạn>
4. Những lưu ý khi viết đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh
Khi viết Đơn xin nghỉ phép tiếng Anh, bạn nên lưu ý những điều sau nhé:
- Sử dụng ngôn từ trang trọng, lịch sự.
- Vào thẳng vấn đề, sử dụng câu từ ngắn gọn, súc tích.
- Bố cục đầy đủ như đã đề cập ở phần 2
- Giữ thái độ trung lập và chuyên nghiệp, không nên tỏ ra thân thiện quá và cũng không nên mang thái độ ra lệnh
Và trên đây là hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ phép tiếng Anh kèm 8 đơn mẫu. Viết đơn xin nghỉ phép là việc mà có lẽ bất cứ ai cũng phải làm trong đời, do vậy bạn hãy đọc kỹ để nắm rõ thông tin nhé.
Step Up chúc bạn nhiều thành công!
